SOCIÉTÉ EN COMMANDITE HUMANO DISTRICT DÉVELOPPEMENT, ses filiales et ses sociétés affiliées (ci-après désignées « HDD ») souhaitent expliquer leurs pratiques en matière de gestion des Renseignements personnels (ci-après définis) recueillis dans le cadre de ses activités, entre autres, sur leurs sites ou plateformes Web, sur leurs comptes de réseaux sociaux (notamment Facebook, Instagram, Twitter et Linkedln) sur toute application mobile ou en format papier.
HDD accorde une importance accrue à la protection des Renseignements personnels qu’elle recueille et collecte dans le cadre de ses activités. Ainsi, HDD, a adopté une Politique sur la protection des Renseignements personnels dont l’objectif est notamment d’encadrer la collecte, la détention, la conservation, l’utilisation, la communication et la destruction des Renseignements personnels quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre, conformément à l’article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »). À ce titre, la Responsable de la protection (ci-après désignée) des Renseignements personnels veille à ce qu’en tout temps, cette Politique soit respectée et soit conforme à la Loi et à toute législation pertinente.
« Utilisateur » désigne une personne physique qui (i) utilise notre Site, (ii) communique d’une quelconque manière avec HDD, (iii) participe à un sondage, un tirage, un concours ou une promotion de HDD, (iv) est membre d’un programme, notamment un envoi courriel ou une infolettre de HDD, ou (v) accède, utilise ou achète tout autre service offert par HDD.
« collecte » désigne l’action, par HDD, de recueillir, d’acquérir ou d’obtenir des Renseignements personnels d’un Utilisateur, de quelque façon et par quelque moyen que ce soit, y compris auprès de tiers, lorsque la Loi l’autorise.
« Renseignement(s) personnel(s) » a le sens tel que défini à l’article 2 de la Politique.
« Responsable de la protection » désigne madame Isabelle Beauséjour, tel que mentionné à la section 11 de la présente Politique.
« Site » désigne https://humanodistrict.ca
« Politique » la présente Politique de protection des renseignements personnels, telle qu’elle peut être amendée, modifiée ou remplacée de temps à autre.
Renseignements personnels visés
Est un renseignement personnel visé pour l’application de la Politique, tout renseignement qui concerne un Utilisateur et qui permet de l’identifier (« Renseignement(s) personnel(s) »). Ainsi le nom, l’âge, le sexe, l’adresse, le revenu, le numéro d’assurance sociale, des renseignements financiers, le numéro de téléphone, entre autres, lorsqu’ils permettent d’identifier l’Utilisateur constituent aux termes de la présente Politique un Renseignement personnel. Parmi l’ensemble des Renseignements personnels concernant un Utilisateur, HDD ne collecte que ceux qui sont nécessaires à ses activités.
Moyens utilisés pour la collecte
Les moyens utilisés pour la collecte des Renseignements personnels peuvent être traditionnels ou électroniques. En tout temps, HDD prend les moyens nécessaires afin de respecter la vie privée des Utilisateurs et n’utilise que des moyens licites de collecte de Renseignements personnels.
Afin d’utiliser certaines fonctionnalités du Site, HDD peut demander aux Utilisateurs de fournir des Renseignements personnels, lesquels sont nécessaires afin de fournir les différents services. Dans la mesure du possible, HDD indique lesquels Renseignements personnels sont nécessaires par l’entremise de champs obligatoires et de champs facultatifs.
Le consentement de l’Utilisateur est requis pour la collecte, l’utilisation et la communication d’un Renseignement personnel par HDD, sauf lorsque la loi le permet. Ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Ce consentement peut être donné par l’entremise de divers supports (écrit, technologique, etc.)
Dans certains cas spécifiquement prévus par la loi, le consentement n’est pas requis pour l’utilisation et la communication des Renseignements personnels, notamment lorsque l’utilisation ou la communication est nécessaire aux fins des articles 18 et suivants de la Loi.
HDD utilise et communique les Renseignements personnels collectés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si l’Utilisateur y consent ou que la loi le requiert ou le permet. Dans le cours de l’exécution de ses services, HDD doit, dans certaines circonstances et sous réserve des exigences légales, communiquer les Renseignements personnels qu’elle détient à ses mandataires, à ses partenaires d’affaires ou encore, à ses fournisseurs de service lorsque l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise que HDD confie à cette personne requiert l’utilisation des Renseignements personnels. Lors de la communication de Renseignements personnels, HDD utilise un processus favorisant la protection, la sécurité et la confidentialité des Renseignements personnels en ayant recours, lorsque possible, à l’utilisation de canaux permettant d’établir et de supporter un mécanisme efficace.
HDD détient et conserve les Renseignements personnels qu’elle possède que pour le délai nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus, sous réserve des délais de conservation supplémentaires prévus par la Loi. HDD utilise des moyens de protection des Renseignements personnels qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité, de la finalité de l’utilisation des Renseignements personnels.
Dans le cadre de ses opérations, HDD peut conserver toutes correspondances afin de confirmer les instructions de ses clients, d’assurer la qualité de ses services ainsi que pour lui permettre d’exercer, lorsque nécessaire, son droit de surveillance sur la prestation de travail de ses employés.
Lorsque les fins pour lesquelles les Renseignements personnels recueillis ont été accomplies, et à l’expiration du délai de conservation prévu par la Loi, HDD détruit les renseignements personnels de façon sécuritaire, notamment en prenant des mesures pour empêcher qu’un tiers ait accès aux Renseignements personnels.
HDD protège les Renseignements à l’aide de mesures de sécurité de nature technique, matérielle et administrative, pour diminuer le risque de perte, d’utilisation frauduleuse ou d’accès par des tiers, de divulgation ou de modification non autorisées des Renseignements personnels.
7.1 Lieu de conservation
Tous les Renseignements personnels collectés sont entreposés dans des classeurs à accès restreint ou sont protégés, entre autres par des systèmes de sécurité électroniques, selon le cas.
7.2 Accessibilité
L’accès aux Renseignements personnels détenus par HDD est réservé aux employés dont les tâches exigent l’utilisation de ces Renseignements personnels, ainsi qu’aux sous-contractant dont le mandat ou l’exécution du contrat rend nécessaires l’accès et/ou l’utilisation des Renseignements personnels.
Advenant qu’un employé est en télétravail, il doit s’assurer de travailler dans un endroit où (i) lorsque le Renseignement personnel est conservé en ligne, son écran ne peut pas être accessible au regard des tiers; (ii) lorsque le Renseignement personnel est conservé sous format papier, le Renseignement personnel ne doit pas pouvoir être consulté par des tiers. Dans tous les cas, l’employé doit s’abstenir de travailler dans un endroit public.
7.3 Programme de sécurité
HDD assure la sécurité des données des Utilisateurs en mettant en place une protection des Renseignements personnels renforcée par l’utilisation de mesure technique de sécurisation physique et logiques afin d’en garantir l’intégrité ainsi que leur traitement confidentiel et sécurisé. Les programmes de sécurité utilisés par HDD sont proportionnés à la nature des Renseignements personnels collectés et l’importance des activités de HDD.
8.1 Droit de ne pas fournir les Renseignements personnels
À tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, il est possible pour un Utilisateur de retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des Renseignements personnels. Toutefois, un tel retrait pourrait avoir comme conséquence une offre de service de moindre qualité ou un service moins performant et/ou adapté. Parfois, les services ne pourront pas être rendus, dépendamment de la nature du Renseignement personnel manquant.
8.2 Droit d’accéder et de faire rectifier les Renseignements personnels
Conformément à la Loi et à la législation provinciale de même nature, l’Utilisateur dispose d’un droit d’accès aux Renseignements personnels le concernant. Toute demande d’accès, de modification ou de suppression des Renseignements personnels d’un Utilisateur doit être effectuée par écrit par une personne justifiant de son identité conformément aux articles 30 et 31 de la Loi et être transmise au Responsable de la protection, acheminée à l’adresse courriel ou postale indiquée dans la section 11 intitulés « Nous joindre » ci-dessous. Toute demande d’accès peut être sujette à des frais raisonnables visant à couvrir les coûts engendrés pour la transcription, reproduction ou la transmission des Renseignements personnels que nous possédons au sujet de l’Utilisateur.
Pour formuler une plainte aux termes de la présente Politique, vous devez procéder par écrit et la transmettre à l’adresse mentionnée à l’article 11 plus bas.
HDD procède au traitement des plaintes comme suit :
La présente Politique entre en vigueur à la date figurant en haut de la Politique. Notre Politique peut être mise à jour de temps à autre. Nous conseillons aux Utilisateurs de la consulter fréquemment.
La personne responsable d’assurer le respect et la mise en oeuvre de la présente Politique, ainsi que de la Loi est Isabelle Beauséjour (la « Responsable de la protection »).
Si vous avez des questions, une demande relativement à la présente Politique ou une plainte à formuler, veuillez communiquer avec la Responsable de la protection par courriel ou par la poste à l’adresse suivante :
Société en Commandite Humano District Développement
À l’attention de Isabelle Beauséjour
1820 rue Galt Ouest, bureau 242A
Sherbrooke, Québec
J1K 1H8
Télécopieur : 1-866-295-9884
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